Hier finden Sie die am häufigsten gestellten Fragen rund um die Themen Grundlagen, Dokumente, Dossiers, Favoriten, Suchfunktion, Prozesse, Geschäftsvorfälle und Spezialitäten.
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In Acta Nova ist der Vorlagenmanager Bund integriert und kann genutzt werden. Besteht der Bedarf nach einer neuen Vorlage, kann diese über den zuständigen Vorlagenverantwortlichen bereitgestellt werden. ►
Der Arbeitsvorrat zeigt die eigenen Pendenzen. Der Leiter hat zudem Zugriff auf eine Pendenzenliste für seine Organisationseinheit. ►
Über die Funktionen „Neu: Dokument(e)“ können mehrere Dateien und Ordnerstrukturen übernommen werden. ►
Für diese Anforderung steht der Aktenkoffer zur Verfügung. Während der externen Bearbeitung kann der Anwender selbst entscheiden, ob die Daten in Acta Nova für andere Benutzer gesperrt sein sollen oder nicht. ►
Ja, mit der Dokumentenvorschau 
(oben rechts) ist eine schnelle Übersicht möglich. ►
Mit der Funktion „Speichern unter“ kann aus den Office-Anwendungen Word, Excel und Powerpoint direkt in Acta Nova gespeichert werden. Dateien aus anderweitigen Office-Programmen wie beispielsweise aus OneNote oder aus Microsoft Project funktionieren nicht direkt (solche Dateien müssen zuerst in Acta Nova gespeichert sein um diese anschliessend aus Acta Nova zu bearbeiten). ►
Ja, Ordnerstrukturen können importiert werden, sofern ein Inhalt im Ordner vorhanden ist. ►
Mit der Funktion „umregistrieren“ werden Dokumente von einem Ort an den anderen verschoben. ►
Mit der Funktion „Stornieren“ werden Dokumente storniert (und damit „von der Oberfläche gelöscht“). Diese können mit der Rolle „Registrator“ wieder aktiviert werden. ►
Über die Basisdaten «Gehört zu» oder «Geschäftsobjekt». ►
Ja, innerhalb des Departementes können Links versendet und geöffnet werden, sofern der Empfänger die entsprechenden Berechtigungen auf den Dokumenten besitzt. Überdepartemental können Links nicht geöffnet werden. ►
Ja. Basisdaten des bestehenden Dokuments öffnen und neue Version (extern gespeichert) beim „Aktiver Inhalt“ importieren. ►
Ja, es gibt sogar eine automatische Versionierung. ►
Ja, über die Registerkarte Historie. ►
Es gibt zwei Möglichkeiten: «Finalisieren» im Kontextmenü und anschliessend via Zwischenablage im Outlook versenden oder Objekt markieren und im Aktionsmenü «Versenden (PDF)». ►
Ja, mit der Option «Gesamtdruck» in der Optionsleiste.
Ja, mit Klick auf 
kann das Fenster dupliziert und in beiden weitergearbeitet werden. Beim Duplikat ist jedoch nur der Arbeitsbereich (ohne Titelleiste und Baum) verfügbar. ►
Mit «Link kopieren» kann man jeweils nur einen Link kopieren – Mit «In Zwischenablage legen» kann man mehrere Dokumente gleichzeitig nutzen.
Mit «Link kopieren» wird jeweils direkt das Dokument geöffnet – Mit «In Zwischenablage legen» werden nur die «Basisdaten» des jeweiligen Dokumentes geöffnet. ►
Jedes Dokument – unabhängig vom Name – wird als neues Dokument importiert.
Ja, aber nur in Word, Excel und Powerpoint.
Der Import via Outlook ist nicht empfohlen, da diese E-Mails nicht mehr umbenannt oder umregistriert werden können. Importieren Sie das E-Mail als Dokument mit «Neu: Dokument(e)».
Vorlage wurde nicht importiert – Wenden Sie sich an den Vorlagenmanager.
Die Rolle Protokolladministrator ist Voraussetzung, damit ein Benutzer die Lese-Historie sehen darf.
Im GS-EFD wird ein Dossier mittels Signatur „Antrag zur Dossiererstellung“ im Outlook per E-Mail bestellt. Dabei werden alle nötigen Informationen direkt mitgegeben. ►
Ja, mit Klick auf 
bei den Ansichten (oberhalb vom Aktionsmenü) kann eine eigene Spaltenansicht kreiert werden. ►
Sehr wahrscheinlich ist das Dossier/Subdossier bereits bei einem anderen Benutzer in Bearbeitung → siehe folgende Meldung oberhalb des Titels
Klicken Sie auf das Symbol
um das Dossier/Subdossier zu bearbeiten. ►
Das grau erscheinende Bearbeiten-Symbol 
deutet darauf hin, dass Sie sich wahrscheinlich zweimal im selben Dossier befinden. Kontrollieren Sie Ihre Brotkrümelnavigation und springen Sie zurück. ►
Das Aktenzeichen kann automatisch (Numerator) oder frei (Freitext) vergeben werden.
Die federführende Organisationseinheit, die federführende Person oder der zuständige Registrator.
Nein, die Spaltenbreite wird automatisch gesetzt.
Ctrl + Mausrad nach unten verkleinert die Ansicht, wobei der Scrollbalken unten ersichtlich wird.
Ja, hierfür zur gewünschten Ordnungsposition im Ordnungsbaum links navigieren → Rechts im Arbeitsbereich die entsprechende Position markieren und rechts im Aktionsmenü „Zu Favoritenordner hinzufügen“ auswählen. ►
Ja, mittels Favoritenordnern. In einem Favoritenordner können dann wieder Favoritenordner angelegt werden. ►
Ja, über die Sicherheitseinstellungen des Favoritenordners. ►
Der Link über das Aktionsmenü «In Zwischenablage legen» funktioniert nicht über die Favoriten. Aber: Wenn das Objekt (Dokument/Dossier/etc.) geöffnet wird und anschliessend der Link über die Funktionsleiste oben rechts in die Zwischenablage 
gelegt wird, funktioniert der Link. ►
Ja, jede Suche kann in der Registerkarte «Suchabfrage» für sich abgespeichert werden. ►
Ja, die Suchabfrage öffnen, die Kriterien verändern und anschliessend in der Registerkarte «Suchabfrage» die Suchabfrage speichern. ►
Standardsymbol: Im Feld wurde nichts eingetragen.
Das Feld ist leer. Beispiel: Eingänge, die nicht registriert sind 
. Beispiel: Dossiers, die nicht in einem Dossier registriert sind (
Dossiers ohne
Subdossiers).
Das Feld ist nicht leer. Beispiel: Ausgänge, die einen Empfänger haben.
Das Feld enthält entweder den eingegebenen Wert oder ist leer.
Standardsymbol: Sucht was eingegeben ist. ►Ja, in der Registerkarte «Migration» kann die alte DM-Nummer als Suchkriterium eingegeben werden. ►
– Zuletzt gespeicherte Objekte
– Zurückziehen-AV (Arbeitsvorrat)
– Extras – Expertensuche (amtsspezifisch) ►
Aktivitäten können an eine bestimmte Person persönlich gesendet werden oder aber an ihre Stelle (z.B. Leiter der Gruppe «Stab» oder Sachbearbeiter der Gruppe «GS-Posteingang»). Hierbei empfiehlt sich ein Aktivitätsfilter zu erstellen. Fragen Sie dafür Ihren Superuser. ►
Hier kommt die Antwort zur ersten Geschäftsvorfall-Frage. ►
Die Stellvertretung wird im Benutzerprofil unter „Extras“ eingerichtet. Hinweis: Die Rolle bleibt leer, andernfalls funktioniert die Stellvertretung nicht. ►
Über den Stellvertretungs-AV (Arbeitsvorrat) im Baum. ►
Das Geschäftsverwaltungssystem Acta Nova weist noch einige Fehler auf, welche teilweise zu Fehlermeldungen führen können. Welches Vorgehen bei solchen Fehlermeldungen zu wählen ist, entnehmen Sie dieser Anleitung. ►
Ordnungspositionen: Support
Dossier: Registratur und anschliessend federführende Organisationseinheit
Subdossier: federführende Organisationseinheit
Dokumente: wird vom Dossier/Subdossier vererbt
Der Zugriff wird jeweils über die Sicherheitseinstellungen in den „Weiteren Optionen“ in der Optionsleiste verändert.
Das Dokument kann auf dem Desktop zwischengespeichert und anschliessend wieder hochgeladen werden (gemäss Anleitung «Umgang mit Fehlermeldungen»). ►
Ja, im Benutzerprofil unter «Extras» können die Aktivitätsbenachrichtigungen deaktiviert werden. ►
Nein, das ist leider nicht möglich.
